Kế toán thuế Hải Phòng – Kế toán Hồng Anh xin gửi bạn đọc BỘ HỒ SƠ HỢP THỨC HOÁ CÁC CHI PHÍ THƯỜNG PHÁT SINH tại doanh nghiệp:
| CHỨNG TỪ KÈM THEO CHO CÁC KHOẢN CHI PHÍ THƯỜNG PHÁT SINH TẠI DOANH NGHIỆP | ||
1. Chi phí hàng hóa, dịch vụ mua vào |
||
+ Đối với hàng hóa, NVL, TSCĐ, công cụ dụng cụ mua vào có hóa đơn: |
+ Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc) | |
| + Biên bản bàn giao | ||
| + Phiếu xuất kho của bên bán | ||
| + Hóa đơn GTGT | ||
| + Chứng từ thanh toán (nếu có) | ||
+ Đối với hàng hóa, NVL, dịch vụ mua vào không có hóa đơn lập Bảng kê 01/TNDN, cụ thể: |
+ Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng nguyên tắc) | |
| – Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; | + Biên bản bàn giao | |
| – Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra; | + Bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào không có hoá đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) | |
| – Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra; | + Chứng minh thư của người bán | |
| – Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; | + Bản cam kết của người bán trực tiếp sản xuất bán ra (nếu có) | |
| – Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra; | + Chứng từ thanh toán : Tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được ( Vì không có hoá đơn) | |
| – Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm). | ||
+ Đối với mua hàng hóa, Tài sản nhập khẩu: |
+ Tờ khai hải quan và các phụ lục | |
| + Hợp đồng thương mại (Contract) | ||
| + Hóa đơn thương mại (Invoice ) | ||
| + Các giấy tờ khác của lô hàng như: Chứng nhận xuất xứ (CO), tiêu chuẩn chất lượng (CQ), Phiếu đóng gỏi (Packing), Vận đơn (Bill)… + Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt dộng nhập khẩu như : bảo hiếm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho ….. | ||
| + Giấy nộp tiền vào NSNN cho các khoản thuế, phí | ||
| + Lệnh chi/ UNC thanh toán công nợ cho người bán | ||
| Lưu ý: Mỗi nghiệp vụ mua hàng hóa, tài sản nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng. | ||
2. Chi phí lãi vay : Đối với tài khoản tiền vay |
+ Sao kê tài khoản tiền vay | |
| + Giấy nhận nợ + Ủy nhiêm chi + Hóa đơn tài chính (nếu giải ngân thanh toán công nợ bằng chuyển khoản) | ||
| + Giấy nhận nợ + Giấy lĩnh tiền mặt + Bảng lương, Hóa đơn (Nếu giải ngân thanh toán tiền lương) | ||
| + Thông báo số dư tài khoản tiền vay tại ngày 31/12. | ||
|
– Đối với những TSCĐ mua mới: Áp dụng như ở mục 01 | |
| – Đối với những TSCĐ đã có: | ||
| + Kế hoạch đầu tư xây dựng TSCĐ của Ban giám đốc + Bản vẽ thiết kế + Dự toán chi phi đầu tư xây dựng + Quyết định phê duyệt dự toán + Quyết định lựa chọn nhà thầu thi công | ||
+ Hợp đồng kinh tế với Nhà thầu thi công (Nếu là Tự xây dựng thuê nhân công thì Hợp đồng lao động, chấm công tính lương đầy đủ). |
||
| + Hóa đơn tài chính các chi phi đầu tư xây dựng (Nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, thiết bị…). | ||
| + Biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng + Quyết định giao TSCĐ cho bộ phân…quản lý, và trích khấu hao. | ||
4. Chi phí thuê nhà |
1. NẾU TỔNG TIỀN THUÊ NHÀ < 100tr/NĂM | |
| – Theo TT119/2014/TT-BTC thì cá nhân, hộ gia đình cho thuê TS mà tổng tiền cho thuê nhà < 100tr/năm thì ” KHÔNG PHẢI KHAI, NỘP THUẾ GTGT, TNCN và không cần có hóa đơn ” | ||
| – Từ ngày 01/01/2017 thì được miễn thuế MB | ||
| => Hồ sơ cần có để được coi là hợp lý : | ||
| + Hợp đồng thuê nhà ( không bắt buộc phải công chứng từ ngày 01/07/2015 ) | ||
| + Chứng từ thanh toán tiền nhà ( Không nhất thiết phải chuyển khoản ) | ||
| 2. NẾU TỔNG TIỀN THUÊ NHÀ > 100tr/NĂM | ||
| – Hộ gia đình, cá nhân cho thuê ( hoặc bên DN thuê nộp thay ) phải khai, nộp thuế. | ||
| a/ Các loại thuế phải nộp khi cho thuê nhà | ||
| a.1/ Thuế MB | ||
| + DT bình quân năm > 500tr thì nộp 1tr/năm | ||
| + DT bình quân năm trên 300tr đến 500tr thì nộp 500.000đ/năm | ||
| + DT bình quân năm trên 100tr đến 300tr thì nộp 300.00đ/năm | ||
| a.2/ Thuế GTGT | ||
| Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT X 5% | ||
| a.3/ Thuế TNCN | ||
| Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN X 5% | ||
b. Ai là người nộp thuế : |
||
| – Cá nhân cho thuê TS trực tiếp khai thuế với CQT, hoặc Bên đi thuê TS khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế | ||
| c. Hồ sơ nộp thuế gồm : | ||
| – Hợp đồng thuê nhà, phụ lục hợp đồng | ||
| – CMT photo công chứng của cá nhân cho thuê | ||
| – Tờ khai thuế cho thuê TS mẫu 01/TTS | ||
| – Phụ lục theo mẫu 01-1/BK-TTS (nếu là lần đầu) | ||
| – Tờ khai lệ phí thuế MB | ||
| – Mỗi loại 2 bản | ||
| => DN cần chuẩn bị hồ sơ sau để hạch toán và ghi vào CP được trừ khi tính thuế TNDN : | ||
| + Hợp đồng thuê nhà, phụ lục | ||
| + Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà | ||
| + Chứng từ nộp thuế thay chủ nhà và hồ sơ nộp thuế thay (nếu hợp đồng ghi DN nộp thay) | ||
5. Hồ sơ liên quan đến Lao động – Tiền lương, thưởng, trang phục |
||
| + Đối với lao động làm thực tế tại DN: | + Hợp đồng lao động (bắt buộc) | |
| + Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (nếu có) | ||
| + Quyết định tăng lương (nếu có). | ||
| + Chứng minh thư phô tô + hồ sơ xin việc (bắt buộc) | ||
| + Bảng chấm công hàng tháng (bắt buộc) | ||
| + Bảng tính lương (bắt buộc) | ||
| + Bảng thanh toán tiền lương (bắt buộc) | ||
| + Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký mã số thuế TNCN). | ||
| + Đối với các khoản chế độ BHXH, ốm đau, thai sản: | + Thông báo kết quả đóng bảo hiểm bắt buộc hàng tháng | |
| + Danh sách hưởng chề độ ốm đau, thai sản + Hồ sơ kèm theo | ||
| + Chi trang phục: | + Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (nếu có) | |
| + Quy chế chi tiêu nội bộ ( nếu có) | ||
| + Quyết định chi trang phục của giám đốc duyệt, phiếu chi, danh sách nhân viên được duyệt chi… | ||
| Lưu ý : Chi trang phục bằng tiền mặt =< 5 triệu/ người/năm -> không phải đóng thuế TNCN | ||
6. Hồ sơ liên quan đến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước (Thuế, tiền thuê đất, tiền phạt) |
||
| – Đối với tiền Thuế, tiền phạt, Lệ phí trước bạ: | + Quyết định xử phạt hoặc Thông báo nộp thuế | |
| + Tờ khai thuế, phí + Giấy nộp tiền | ||
| – Đối với tiền thuê đất hàng kỳ: | + Thông báo nộp tiền + Giấy nộp tiền | |
| – Đối với các khoản phải trả, phải nộp khác: | + Thông báo nộp | |
| + Chứng từ nộp (Phiếu chi, phiếu thu của bên nhận, hoặc Giấy nộp tiền). | ||
7. Hồ sơ thanh toán tiếp khách, giới thiệu sản phẩm bao gồm: |
+ Giấy đề nghị thanh toán (nếu có) | |
| + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản | ||
| + Hoá đơn GTGT + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) | ||
| + Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản | ||
| + Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn tiếp khách | ||
8. Hồ sơ thanh toán Văn phòng phẩm, in ấn , chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet bao gồm: |
+ Giấy đề nghị thanh toán (nếu có) | |
| + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản | ||
| + Hoá đơn GTGT | ||
| + Đề nghị thanh toán của khách hàng (nếu có) | ||
| + Biên bản giao nhận nếu có (người giao người nhận ký rõ họ tên) | ||
| + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) | ||
| + Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có) | ||
Lưu ý :– Chuyển phát nhanh phải có các Bill, bảng kê chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh, do bộ phận nhân sự thực hiện đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ với bộ phận nhân sự giữ đối chiếu hai bên nếu khớp thì tiến hành thủ tục thanh toán– Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (VPP )– Bảng kê theo dõi chi tiết cho các bộ phận phòng ban sử dụng, các bộ phận khi nhận phải được theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ |
||
9. Hồ sơ thanh toán Quảng cáo, đăng tin tuyển dụng, đăng tín khác: |
+ Giấy đề nghị thanh toán (nếu có) | |
| + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) | ||
| + Biên bản bàn giao (nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích….) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban nhật tài sản, vật dụng | ||
| + Hoá đơn GTGT | ||
10. Hồ sơ thanh toán sửa chữa xe công ty phục vụ hoạt động SXKD: |
+ Đề xuất – nếu thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa | |
| + Giấy đề nghị thanh toán (nếu có) | ||
| + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản | ||
| + Báo giá, hợp đồng, biên bản bàn giao, thanh lý HĐ (nếu có) | ||
| + Hoá đơn GTGT | ||
11. Hồ sơ thanh toán xăng phục vụ hoạt động SXKD: |
||
| + Trường hợp Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp | + Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác; | |
| + Bản xác nhận giao hàng bằng xe; | ||
| + Lịch trình hoạt động xe; | ||
| + Định mức sử dụng nhiên liệu; | ||
| + Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng; | ||
| + Hóa đơn GTGT tiền xăng; | ||
| + Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp; | ||
| + Trường hợp Xe ô tô là đi mượn, đi thuê | + Hợp đồng thuê xe, mượn xe trong đó ghi rõ bên đi thuê chịu mọi chi phí về xăng xe, vé xe…; | |
| + Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe – Chứng từ thanh toán; | ||
| + Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; | ||
| + Định mức sử dụng nhiên liệu; | ||
| + Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng; | ||
| + Hóa đơn GTGT tiền xăng; | ||
| + Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp; | ||
12. Hồ sơ thanh toán công tác phí: |
+ Hồ sơ tạm ứng ban đầu + đề nghị tạm ứng | |
| + Dự toán chi cho đoàn công tác | ||
| + Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác | ||
| + Lịch trình công tác | ||
| + Cuống vé máy bay + hoá đơn GTGT (đối tượng được thanh toán vé máy bay) | ||
| + Giấy mời của công ty đối tác (nếu có). | ||
| + Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. | ||
| + Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí ( sau khi đi công tác về ) | ||
| + Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có). | ||
| + Hoá đơn GTGT | ||
| Lưu ý : Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương. | ||
#Sưu tầm và tổng hợp !
Dịch vụ kế toán Hải Phòng – Kế toán Hồng Anh chúc các bạn thành công!
